Membangun Komunikasi Efektif dalam Kantor

Di dalam organisasi Anda terdapat aturan-aturan tertulis dan tidak tertulis tentang bagaimana individu berkomunikasi dengan kolega, karyawan dan atasan. Dalam organisasi lain, ada keluwesan yang lebih besar dan Anda bisa berkomunikasi dengan seseorang yang lebih tinggi kedudukan atau hirarkinya dibanding atasan langsung Anda sepanjang Anda mengirim kopi pesan Anda kepada atasan tersebut.

Anda harus tahu siapa yang dapat tersinggung dan siapa yang akan marah ketika Anda mengirimkan sebuah pesan yang melampaui satu level diatas anda. Pada semua kasusnya pentinglah untuk memahami bagaimana kekuasaan mempengaruhi sistem aliran informasinya. Orang dengan kedudukannya memiliki kekuasaan dan bisa mempengaruhi kebijaksanaan, perencanaan dan operasi-operasinya perusahaan

I. Komunikasi dengan Kolega

Komunikasi yang baik diantara kolega-kolega selalu penting dan terutama sekali dalam organisasi-organisasi yang berorientasi tim. Itu penting untuk mengkoordinasikan proyek-proyek, menghasilkan pekerjaan berkualitas yang dilaksanakan dengan baik, memecahkan kesalahpahaman, membagi gagasan-gagasan dan dukungan.

Sangatlah baik untuk mengansumsikan bahwa komunikasi jujur dan terbuka diantara kolega-kolega adalah bermanfaat bagi Anda dan organisasi Anda.

10 Tips Membangun Komunikasi Efektif dengan Kolega

1. Belajarlah tentang masing-masing kolega dengan siapa Anda membagi informasi. Pahamilah sikap-sikap mereka dan level kemampuannya.
2. Terapkanlah kepercayaan. Jangan menghianati kepercayaan atau membuat kolega-kolega secara suka rela menangani proyek-proyek yang tidak diinginkan, misalnya.
3. Bermainlah dengan jujur. Ini akan berlangsung disepanjang jalan ke arah pemberian hak kepada Anda untuk mengharapkan permainan yang adil sebagai pengembaliannya.
4. Temukanlah persoalan-persoalan dan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan pekerjaan yang menyenangkan Anda berdua. Temukanlah pokok-pokok persetujuan tentang prosedur-prosedur operasi. Bagikanlah ide-ide yang baik.
5. Tunjukanlah penghargaan.
6. Bersedialah berbicara dan jangan menimbun informasi pada saat Anda menerapkan kepercayaan.
7. Berikanlah kontribusi yang solid dan produktif untuk proyek-proyek kelompok.
8. Bantulah orang lain mencapai tujuan-tujuannya.
9. Bantulah orang lain mengembangkan kecakapan-kecakapannya.
10. Berikanlah umpan-balik konstruktif bilamana diperlukan.

II. Berkomunikasi dengan Orang yang Bekerja untuk Anda

Kemampuan Anda untuk berhubungan dengan orang yang melaporkan hal-hal yang krusial untuk kesuksesan Anda dan kesuksesan mereka. Anda bertanggungjawab untuk menghasilkan yang paling baik buat mereka dan mereka mereka mendukung Anda dalam memenuhu tanggungjawab Anda. Dimulai dengan apa yang diinginkan oleh kebanyakan orang dari atasan meraka.

1. Informasi tentang bagaimana menyelesaikan pekerjaannya dengan baik.
2. informasi tentang perusahaan.
3. Penjelasan tentang proyek-proyek tim dan bagaimana proyrk-proyek tim berhubungan dengan tujuan-tujuan organisasi.
4. Umpan-balik konstruktif tentang kinerja.
5. Satu kadar kemandirian.
6. Penghargaan ketika mereka mendapatkannya dan tanpa meminta.
7. Kesan ikut memiliki.
8. Pekalah pada pengaruh yang dimiliki pesan Anda.
9 Cara Mengembangkan Otorisasi

Untuk menjadikan komunikasi yang lebih efektif dengan para anggota tim yang lapor kepada Anda :

1. Adil dan jangan pilih kasih.
2. Hargailah.
3. Berusahalah sejujur mungkin dan arahkanlah sekuat mungkin.
4. Etislah tentang bisnis perusahaan dan luweslah dengan masalah-masalah individual.
5. Perjelaslah tentang siapa yang bertanggungjawab untuk apa.
6. Bersifat empatilah dan berusahalah memahami situasi-situasi dari pandangan-pandangan mereka.
7. Sadarlah atas keadaan emosinya.
8. Pekalah pada pengaruh yang dimiliki pesan Anda.
9. Monitorlah komunikasi monverbal Anda, terutama sekali nada suara Anda.



III. Berkomunikasi dengan Atasan

Ketika Anda ingin berkomunikasi secara efektif dengan sesorang yang mempunyai tanggungjawab dan posisi yang lebih tinggi didalam organisasi Anda, mulailah dengan mengambil petunjuk-petunjuk Anda dari praktek yang mapan. Kalau atasan Anda benar-benar mempunyai pintu yang terbuka, maka pergunakanlah itu. Kalau tidak, pelajarilah cara yang bisa diterima untuk mendekatinya.

Apa yang Harus Anda Katakan ?

Komunikasi dengan atasan Anda sebaiknya lebih formal dibanding komunikasi Anda dengan orang lain. Anda bisa berkomunikasi tentang persoalan-persoalan berikut ini dengan atasan Anda :

1. Informasi yang secara langsung melayani tugas-tugas pembuatan keputusan atasan Anda.
2. Ide-ide tentang proyek-proyek spesifik.
3. Keluhan-keluhan dan masalah-masalah penting yang akan menguntungkan dari perhatian atasan Anda.
4. Usulan-usulan yang dipikirkan dengan baik untuk memperbaiki prosedur-prosedur.
5. Informasi laporan yang mapan.

Hindarilah berkomunikasi tentang persoalan-persoalan lain yang tidak mempengaruhi kinerja Anda, seperti hubungan pribadi Anda.

Bagaimana Mengembangkan Otoritas dengan Atasan

Tentunya, langkah pertama untuk menetapkan reputasi yang berharga adalah dengan berkinerja secara baik dan dapat dipercaya. Namun itu hanyalah langkah pertama. Anda harus juga :

1. Belajar apa saja yang Anda bisa tentang pekerjaan Anda, departemen Anda, perusahaan Anda dan industri Anda.
2. Simpanlah catatan-catatan baik dalam rapat-rapat dan reviewlah catatan-catatan tersebut. Anda akan bermanfaat kalau Anda bisa membantu orang lain mengingat apa yang meraka capai dan rencanakan dalam rapat-rapat.
3. Janganlah malu untuk menyajikan ide-ide paling baik Anda dalam setting berprofil tinggi, ketika Anda mendapatkan perhatian atasan Anda.
4. Bersedialah dan siaplah untuk membuat Anda terlihat baik oleh atasan Anda atau membantunya ketika tim atau departemen Anda dalam sorotan.
5. Temukanlah apa yang dipikirkan oleh atasan Anda dan apa yang dia butuhkan untuk membuat keputusan-keputusan.
6. Pertajam pemilihan waktu Anda sehingga Anda bisa mewaspadakan atasan Anda atas masalah-masalah yang berkembang tanpa beresiko menyampaikan berita buruk ketika ia inginkan.